PURCHASES AND CASH DISBURSEMENTS PROCEDURES

PURCHASES AND CASH DISBURSEMENTS PROCEDURES

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Tujuan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan bagi organisasi dapat dipecah menjadi beberapa tujuan: membeli dari vendor terpercaya, membeli barang-barang berkualitas tinggi, mendapatkan harga yang terbaik, membeli barang-barang hanya yang diotorisasi, memiliki sumber daya yang tersedia saat mereka dibutuhkan, hanya menerima orderan, memastikan item tidak hilang, dicuri, atau rusak, dan membayar untuk item pada waktu yang tepat.

Sistem pemprosesan pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambahkan persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan, proses pembelian menetukan jumlah yang akan dipesan, memilih pemasok, dan membuat pesanan pembelian, setelah beberapa waktu perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitasnya dan jumlahnya lalu dikirim ke toko atau gudang, informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan, proses utang usaha akan menerima faktur dari pemasok, dan  buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan penegndalian (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendalian persediaan.

Sistem Manual (Pembelian), sistem pembelian secara manual yang dapat diterapkan pada perusahaan manufaktur dan retail antara lain :

-       Kontrol Persediaan

Kontrol persediaan memonitor dan mencatat tingkat persediaan barang. Ketika persediaan jatuh sampai titik pemesanan kembali yang sebelumnya telah ditentukan, petugas administrasi menyiapkan permintaan pembelian. Salinan permintaan pembelian pembelian dikirimkan ke departemen pembelian, utang dagang yang disimpan di penundaan utang dagang, petugas administrasi kontrol persediaan disimpan di file permintaan pembelian terbuka.

-       Departemen Pembelian

Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, mensortir mereka menurut pemasoknya, dan menyiapkan pesanan pembelian (PP) majemuk untuk setiap pemasok. Salinan PP dikirimkan ke kontrol persediaan, bagian UD, departemen penerimaan, dan pemasok sebanyak dua buah.

-       Penerimaan

Kebanyakan perusahaan menghadapi jeda waktu antara waktu menempatkan pesanan dan menerima persediaan. Perhatikan bahwa tidak ada peristiwa ekonomi yang muncul. Oleh karena itu, perusahaan membuat jurnal memo untuk penundaan penerimaan dan kewajiban persediaan.

-       Departemen Utang Dagang

Petugas administrasi utang dagang merekonsiliasi informasi keuangan dengan dokumen file penundaan, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan memposkan ke akun pemasok dalam buku besar utang dagang. Setelah mencatat kewajiban, petugas administrasi UD mentransfer semua dokumen sumber ke file utang dagang terbuka.

-       Departemen Buku Besar

Departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen utang dagang dan rangkuman akun dari kontrol persediaan. Petugas administrasi buku besar memposkan voucher jurnal ke akun persediaan dan utang dagang dan merekonsilisasi akun kontrol persediaan dan rangkuman buku besar persediaan.

Sistem Pengeluaran Kas, sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika  kewajiban jatuh tempo. Sistem ini terdiri dari tiga proses :

-       Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.

-       Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.

-       Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi rigkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.

Sistem Manual (Pengeluaran)

-       Bagian Utang Usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dari bagian utang usaha, staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya ke bagian pengeluaran kas. Staf administrasi bagian utang usaha akan mendebit rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha dan mengirim ringkasan akun ke bagian buku besar. 

-       Bagian Pengeluaran Kas

Staf administrasi menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Staf administrasi membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek, atau biasa disebut dengan jurnal pengeluaran kas.

-       Bagian Buku Besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka yang tertera pada voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. Staf administrasi bagian buku besar mencatat akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha. Inilah akhir dari prosedur pegeluaran kas.

Pengendalian Siklus Pengeluaran

-          Otorisasi transaksi : subsistem pembelian, bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat persediaan secara terus-menerus, dan subsistem pengeluaran kas. Bagian utang usaha mengotorisasi pengeluarankas melalui bukti kas keluar.

-          Pemisahan pekerjaan : pemisahan pengendalian persediaan dari gudang, dan pemisahan bagian buku besar dan utang usaha dengan pengeluaran kas.

-          Supervisi : area yang mendapat manfaat paling banyak dari supervisi di siklus pengeluaran adalah bagian penerimaan. Banyak sekali jumlah aktiva yang bernilai mengalir melalui area ini ke gudang. Supervisi yang ketat dibagian ini akan mengurangi peluar terjadinya dua jenis eksposur : inspeksi aktiva, dan pencurian aktiva.

-          Catatan akuntansi : tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan.

-          Pengendalian akses : akses langsung. Pengendalian akses langsung meliputi kunci, alarm, dan akses terbatas ke berbagai area yang berisi persediaan dan kas, dan akses tidak langsung. Contohnya, seseorang yang memiliki akses ke permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan memiliki bahan yang dibutuhkan untuk membuat transaksi pembelian penipuan.

-          Verifikasi independen : verifikasi independen oleh bagian utrang usaha. Bagian utang usaha memainkan peran penting dalam kegiatan verifikasi yang dilakukan  oleh lainnya dalam sistem ini, dan verifikasi independen oleh bagian buku besar. Dari berbagai angka ringkasan ini, staf administrasi bagian buku besar memverifikasi bahwa kewajiban total yang dicatat sama dengan pengendalian yang diterima dan bahwa pengurangan total dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas.

Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas

Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan Batch, banyak dari berbagai fungsi manual di sistem batch manual dalam sistem pembelian manual sama dengan yang berada dalam sistem pembelian batch. Perbedaan utamanya hanya terletak pada kegiatan rutin akuntansi yang diotomatisasikan.

-          Bagian Pemrosesan Data, tahap I: proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu persediaan telah jatuh ke dalam titik pemesanan ulangnya. Pada akhir jam kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke satu permintaan.

-          Bagian Pembelian : Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian. Bagian salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri.

-          Bagian Pemrosesan Data, tahap 2 : Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer catatan yang terkait dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.

-          Bagian Penerimaan, ketika barang tiba dari pemasok, staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinannya akan dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

-          Bagian Pemrosesan Data, tahap 3 : bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang akan memperbarui file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan meyingkirkan tanda “Sedang Dipesan” dari catatan persediaan. Sistem kemudian menghitung total batch penerimaan persediaan untuk prosedur memperbarui buku besar dan kemudian menutup catatan yang terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup. 

-          Bagian Utang Usaha, ketika staf administrasi bagian utang usaha menerima faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi kemudian akan membuat voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher ke bagian pemrosesan data .

-          Bagian Pemrosesan Data, tahap 4 : program batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher dengan file pemasok valid, menambahkannya ke daftar voucher, serta membuat total batch untuk dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar.

Prosedur Pengeluaran Kas

-          Bagian Pemrosesan Data, sistem memindai file Tanggal Jatuh Tempodalam daftar voucher untuk mencari yang telah jatuh tempo. Kemudian cek yang jatuh tempo akan dicetak, dan dicatat dalam daftar cek. Nomor cek dicatat dalam daftar voucher untuk menutup voucher dan mentrasfernya ke file utang usaha tertutup. Cek-cek tersebut, bersama dengan daftar transaksi, akan dikirim ke bagian pengeluaran kas akan dibuat untuk prosedur pembaruan buku besar. Pada akhirnya, total batch dari berbagai utang usaha yang terbuka dan tertutup, peningkatan persediaan, dan pengeluaran kas akan dicatat dalam akun pengendali utang usaha, pengendalian persediaan, dan akun kas di buku besar. Total dari utang usaha yang ditutup dengan pengeluaran kas harus sama.

-          Bagian Pengeluaran Kas, staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar tranasksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan ke pihak manajemen untuk ditandatangani. Cek-cek tersebut kemudian akan dikirimkan ke para pemasok. Tiap salinan cek dikirim ke bagian utang usaha, dan salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama daftar transaksi.

-          Bagian Utang Usaha, setelah menerima berbagai salinan cek, staf administrasi bagian utang usaha mencocokkannya dengan voucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini ke file voucher tertutup. Proses pengeluaran diakhiri di tahap ini.

Merekayasa Ulang Sistem Pembelian / Pengeluaran Kas

-          Pemrosesan Data, pekerjaan yang dilakukan secara otomatis :

a.       File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang jatuh dalam titik pemesanan ulang.

b.       Tiap barang yang akan diisi kembali dicatat ke dalam file permintaan pembelian.

c.        Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok.

d.       Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid.

e.       Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan ke file pesanan pembelian terbuka.

f.         Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirmkan ke bagian pembelian untuk ditinjau.

-          Bagian Penrimaan, ketika barang tiba, staf administrasi bagian penerimaan membuka file pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang dilihat dari slip pengepakan.

-          Pemrosesan Data, pekerjaan yang dilakukan secara otomatis oleh sistem, antara lain :

a.       Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka, dan nilai “Y” akan dimasukkan dalam field yang terkait untuk menunjukkan penerimaan persediaan tersebut.

b.       Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.

c.        Record buku besar pembantu persediaan diperbarui untuk mencerminkan penerimaan barang persediaan tersebut

d.       Akun pengendali persediaan di buku besar akan diperbarui

e.       Record dari file pesanan pembelian terbuka akan dipindahkan dan ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempo pembayaran akan dibuat.   

Implikasi Pengendalian

-          Sistem Otomatis

a.       Perbaikan Pengendalian Persediaan

Kebutuhan persediaan dideteksi ketika muncul, dan diproses secara otomatis. Sebagai hasilnya, risiko mengakumulasi kelebihan persediaan atau kehabisan persediaan akan berkurang. Akan tetapi, selain keuntungan tersebut juga ada masalah dalam pengendalian. Sistem yang dikendalikan dengan baik akan memberi pihak manajemen laporan ringkasan yang memadai mengenai pembelian persediaan, perputaran persediaan, pembuangan, dan barang persediaan yang jarang digunakan.

b.       Pengelolaan Kas yang Lebih Baik

Jenis sistem ini mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo.

c.        Jeda Waktu

Terdapat jeda waktu antara datangnya barang di bagian penerimaan dengan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan. Tergantung dari jenis sistem pemesanan penjualan yang digunakan, jeda waktu itu dapat memengaruhi penjualan secara negatif. Karena waktu tenggang inilah, staf administrasi bagian penjualan tidak akan mengetahui status persediaan yang terkirim dan dapat kehilangan penjualan.

d.       Kemacetan dalam Pembelian

Dengan membebaskan staf pembelian dari pekerjaan rutin, seperti membuat pesanan pembelian dan mengirimkannya ke para pemasok, maka perhatian dapat difokuskan pada masalah pemesanan, dan staf pembelian dapat dikurangi.

e.       Dokumen Kertas yang Berlebih

Banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli  dan dokumen harus disimpan, diarsip, ditangani oleh bagian distribusi surat internal, dan dikonversi oleh para personel pemrosesan data. Perusahaan dengan transaksi yang sangat banyak akan mendapat banyak keuntungan dari pengurangan atau peniadaan dokumen kertas dalam sistemnya.

-          Sistem Yang Direkayasa Ulang

Sistem ini menangani banyak kelemahan operasional yang ditemukan dalam sistem batch biasa. Secara khusus bagian penting dari sistem ini adalah : (1) Sistem ini menggunakan prosedur real time dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan ; (2) Sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi ; (3) Sistem ini mewujudkan pengurangani dokumen kertas secara signifian dengan menggunakan komunikasi elektronik anatar berbagai departemen dan dengan menyimpan berbagai record dalam media akses langsung. Akan tertapi, berbagai perbaikan operasional ini memiliki implikasi pengendalian berikut ini :

a.       Pemisahan Tugas

Disini, berbagai program komputer akan mangotorisasi dan memproses pesana pembelian, serta mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk para pemasok. Berbagai dokumen ini menjelaskan berbagai tindakan otomatis yang telah dilakukan oleh sistem hingga memungkinkan pihak manajemen mendeteksi kesalahan serta berbagai peristiwa khusus yang mengharukan penyelidikan.

b.       Pengendalian Catatan Akuntansi dan Akses

Sistem ini melihat catatan akuntansi secara ekslusif dalam disket magnetis. Untuk mempertahankan integritas berbagai record ini, perusahaan harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket tersebut. Perusahaan dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untuk menyediakan pengendalian akses yang memadai. Akan tetapi, beberapa teknik itu mahal, dan pihak manajemen harus mendefinisikan berbagai biaya ini dengan perkiraan manfaatnya.